10 ohjetta siihen, kuinka annat negatiivista palautetta rakentavasti

Motivoitunut työntekijä arvostaa sekä positiivista, että negatiivista palautetta. Suurin osa ihmisistä kuitenkin kokee – erityisesti töissä – negatiivisen palautteen antamisen haastavana. Ei sillä, että sen saaminenkaan olisi helppoa, mutta kuinka sanoa ikäviä asioita ääneen. Suomalaiseen kulttuuriin avoin puhuminen ei kuulu, ei varsinkaan perinteisesti johdon ja alaisten välille, joten mistä aloittaa ja miten lähteä muuttamaan sekä palautteen antamisen, että puhumisen kulttuuria työpaikoilla?

10 askelta rakentavaan kritiikkiin

1. Pidä tunteesi kurissa. Ei kannata kritisoida ketään tai mitään hetkenä, jolloin sisimmästä on kaivautunut esiin raivoava Aku Ankka. Vihaisena tai turhautuneena annettu palaute luo vain pahaa verta yksilöiden välille ja välien selviämiseen sen jälkeen voi mennä aikaa – joissakin tapauksissa liian pitkälle viety vihainen kritiikki hajottaa välit lopullisesti. Vaikka kritiikki kannattaakin antaa heti, kun tarve sille ilmenee, vältä pikaistuksissa annettua negatiivista öyhkäämistä, joka ei ole rakentavaa kritiikkiä nähnytkään.

2. Älä anna negatiivista kritiikkiä muiden kuullen. Rakentava kritiikki annetaan aina kahden kesken, muiden korvilta piilossa. Nolaaminen ei tuo toivottuja tuloksia.

3. Keskity arvioimaan toimintaa, älä henkilöä. Rakentavan kritiikin tarkoitus on eliminoida ei-toivottua käyttäytymistä/suoritusta ja vahvistaa toivottua käyttäytymistä/suoritusta. Jos kritiikin saaja kokee tulevansa henkilökohtaisesti hyökätyksi, hän siirtyy nopeasti puolustuskannalle, eikä ota vastaan mitään palautetta.

4. Kritisoi selkeästi. Toimiva kritiikki menee suoraan asiaan. On aivan turha vihjailla ”Töppäsit tämän projektin kanssa”. Kerro suoraan ja yksityiskohtaisesti mikä meni pieleen, mitä olisi pitänyt tehdä toisin ja ennen kaikkea kerro miten asia olisi pitänyt hoitaa. Esimerkiksi ”Jos myöhästyt annetusta dead linesta, se hidastaa koko prosessia, tuottaa hankaluuksia työkavereillesi ja asiakkaille, sekä antaa meille huonon maineen yrityksenä. Ymmärrät varmasti miksi haluamme kaikkien huolehtivan siitä, että tehtävä on suoritettu ajallaan.”

5. Anna palaute heti. Kerran vuodessa kehityskeskustelussa kerralla työntekijän niskaan pamautettu negatiivinen palauteryöppy on hyödytöntä. Pyri korjaamaan tilanne heti sen ilmaannuttua. Muista kuitenkin, että jos olosi on kuin raivostuneella Aku Ankalla, jätä palautteen antaminen rauhallisempaan mielentilaan.

6. Pysy rauhallisena. Kukaan ei ota kuuleviin korviinsakaan öykkärihuutajakarjujan kommentteja, eikä murskaaminen ole rakentavaa.

7. Vahvista luottamustasi palautteen saajaan. Tämä tukee kohtaa kolme eli kerro, että uskot edelleen työntekijääsi ja hänen kykyihinsä; haluat ainoastaan hänen muuttavan toimintatapojaan. Kritiikin voi kätkeä kehuun, esimerkiksi ”Olet tosi hyvä asiakaspalvelija, joten ymmärrät varmasti itsekin, että kärsivällisyyttä voisi tuoda lisää asiakaspalvelutilanteeseen”.

8. Hiljene ja anna tilaa vastaukselle. Sanottuasi sanottavasi lopeta puhuminen ja anna kiritiikin saajalle tilaisuus vastata, kysyä tai selventää tilannetta.

9. Määrittele yhdessä työntekijän kanssa toimintasuunnitelma. Sopikaa yhdessä, millainen toiminta työntekijälle on soveliasta jatkossa. Jos työntekijän pitää tehdä jotain toisin, kerro selkeästi mitä hänen tulee tehdä. Jos tarpeen, tarjoa työntekijälle mahdollisuutta lisäkoulutukseen tai lisäopastukseen.

10. Seuraa muutoksia. Päättäkää yhdessä jokin tietty aika, jolloin katsotte, miten kritiikin kautta tullut palaute on vaikuttanut. Onko haluttuja muutoksia tehty, miten niiden kanssa edetään ja tarvitaanko asiaan lisää tarkennuksia. Tämä lisää luotettavuutta ja parantaa todennäköisyyksiä sille, että työntekijä ottaa kritiikistä ongeensa.

Kun kritiikki on annettu, anna asian olla. Älä jää kaivelemaan tehtyä virhettä enempää tai luo pahaa ilmapiiriä itsesi ja alaistesi välille – kaikki tekevät virheitä, se kuuluu ihmisenä olemiseen. Älä myöskään höngi heidän niskaansa niin, etteivät työntekijät uskalla tehdä enää mitään virheiden pelossa. Seuraa, mutta älä kyylää.

Ensi viikolla ohjeita siihen, kuinka kritiikkiä otetaan vastaan positiivisesti!

SuperAssarit ovat Wannadon aikaan ja paikkaan sitoutumattomia työelämän vapaustaistelijoita ja ongelmien ratkaisijoita. Multityötä tekevä Wannado Oy on Irina Viitalan ja Anna Degerholmin yhdessä vuonna 2011 perustama SuperAssariyhteisö, johon kuuluu yli 20 markkinointiviestintään, tehtävien digitalisointiin, tapahtumatuotantoon ja sihteerityöhön erikoistunutta ketterää tekijää. #SuperAssarit 

Pysy ajan tasalla ja tilaa uutiskirjeemme!

Toimistot

Suomen pääkonttori

Wannado Oy
Taivaskalliontie 4 B
00600 HELSINKI
yhteys@wannado.fi

Espanja

Wannado Superassistants S.L
CIF: B93649119
Avenida de los Boliches 15,
Local 4-8 (entresuelo),
29640 Fuengirola Spain
fuengirola@wannado.fi

Laskutus

Laskutus

WANNADO OY
PL 39594
00021
LASKUTUS
laskutus@wannado.fi

Verkkolaskutus

Operaattori: OP-Pohjola-ryhmä (OKOYFIHH)
Verkkolaskuosoite: FI3757904320007656

Y-tunnus: 2418955-7