Etätyökalut mietityttävät ja nyt on kovasti tullut kysymyksiä parhaisiin kommunikointikanaviin liittyen. Toki parhaat käytänteet riippuvat tiimin koosta ja tarpeista, mutta tässä esittelyssä käyn läpi meillä parhaiten toimivat työkalut, joita voimme suositella monen vuoden kokemuksella.
Etätyössä ja erityisesti tiimityössä etänä on tärkeä nähdä välillä myös kasvotusten. Samaa suosittelemme asiakkaan kanssa – videopuhelu yhteistyön alussa on henkilökohtaisempi kuin pelkkä kylmien sähköpostien naputtelu sekä tarjousten ja tilausvahvareiden pallottelu puolin ja toisin. Videopalaverin aikana voidaan ideoida, sparrata, käydä dialogia ja luoda henkilökohtaisempi pohja alkavalle yhteistyölle.
Kirjallisessa kommunikaatiossa ja digiviestinnässä katoaa helposti äänensävyt, elekieli ei välity ja erityisesti tunneälyn sekä empatian näyttäminen on haastavampaa. Väärinkäsityksiäkin voi syntyä. Nyt kun ihmiset rajoittavat sosiaalista kanssakäymistä muutenkin, korostuu juttelun tarve ja halu nähdä ihmisiä kasvotusten (vaikkakin videolla). Video antaa mahdollisuuden lukea reaktioita ja elekieltä. Se vastaa paremmin ihmisten tarpeeseen kokea myötätuntoa ja keskustella, ja antaa mahdollisuuden osoittaa toiselle empatiaa. Kannattaa siis välillä naputtelun sijaan ottaa videopuhelu ja laittaa myös ne kamerat päälle!
Zoom-videopalaverit
Meillä videopalavereihin saattaa osallistua 2-50 ihmistä, ympäri maailman. Zoomin maksullinen tili on toiminut meillä firman yhteisiin, useamman ihmisen videopalavereihin ja koulutussetteihin hienosti. Zoomissa löytyy tarpeelliset toiminnot, kuten näytönjako ja chat.
Maksuttomat henkilökohtaiset tilit mahdollistavat rajattoman pituiset puhelut kahden käyttäjän välillä ja 40 minuutin pituiset puhelut kolmen tai useamman käyttäjän välillä.
Protip: Mikäli yksi pitää puheenvuoroa, laittakaa muut mikit mutelle. Mikäli osallistujia on monta ja kaikilla on mikit päällä, hukkuu puhujan ääni helposti kohinan, taustalla hääräävien koirien ja kotikoulua viettävien lasten äänten alle. Zoomissa voi nähdä kaikki osallistujat kerralla valitsemalla ”gallery view”.
Slack
Slack on ollut pitkään meillä viestintäkanavana, eikä tätä hyvää ja toimivaa työkalua ole tarvetta vaihtaa. Eri kanavat (ja niiden yksityisyysasetukset), puheluominaisuus ja asiakkaiden helppo kutsuminen Slackiin on ehdotonta plussaa. Slack on käytössä aika yleisesti, joten monet asiakkaat jo tuntevat työkalun (ja vaikka eivät tuntisikaan, käyttö on helppoa).
Google G Suite
G Suiten käyttäjinä meillä on mahdollisuus hyödyntää Googlen näppärää kalenterointia ja palaverityökaluja. Google Hangouts on toiminut hyvänä kaverina Zoomille ja antanut meille joustoa käyttää asiakkaan jo tuntemaa etäpalaverityökalua.
Asana
Meillä työ on kaikkea ad hoc-toimeksiannoista isoihin kokonaisuuksiin, joita tehdään suunnitelmallisesti vaikkapa puolen vuoden suunnittelusykleissä. Asana on osoittautunut näppäräksi projektinhallinnan etätyökaluksi monissa projekteissa ja asiakkuuksissa erityisesti, jos työ on jatkuvaa ja sisältää paljon ennalta suunniteltuja ja ajastettuja taskeja. Teemme myös aikatauluja ja listauksia ihan Google Sheetsiin, mikäli näistä ei tarvitse erikseen muistutuksia Asanan tai kalenterin puolella.
Näitä työkaluja saa myös synkattua enemmän tai vähemmän keskenään. Kommunikoinnin helppous, projektien aikataulutus ja raportointi sekä tiedostojen turvallinen jako on Wannadolla etätyön keskiössä. Näillä työkaluilla siinä ollaan päästy pitkälle.
Mikäli joku työkaluista herättää kysymyksiä tai haluaisit sparria, ota meihin yhteyttä. Nämä ovat meillä päivittäin käytössä olevia työkaluja, mutta iso lista muitakin kommunikointi- ja etätyöalustoja on kokeiltu. Autamme mielellämme etätyön aloituksessa ja kehityksessä.
Tsemppiä ja tapahtumarikkaita videopuheluita! <3
