Jokainen, jonka työnkuva sen salli, sai pandemian aikaan jäädä kotiin tekemään töitä. Tämä oli toisille kivuliaampaa kuin toisille. Joillekin se oli kuin lottovoitto, ja osa porukasta alkoi haaveilla täysin paikkariippumattomasta työstä. Tietotyössä riittää useimmiten läppäri ja toimiva netti. Ei siis aikaakaan, kun HR:n pöydällä oli iso pino selvitettävää ulkomailla tapahtuvaan etätyöhön liittyen.
Etätyö ulkomailla on mahdollista
Ensinnäkin: kyllä, suomalaisen yrityksen työntekijä voi olla fyysisesti toisessa maassa ja tehdä töitä Suomeen. HR-ammattilaisten nettipalstoilla luetellaan lukuisia esteitä ja syitä sille, miksi tämä ei kannata tai miksi se on suorastaan mahdotonta. Etätyö ulkomailla on kuitenkin täysin järjestelykysymys ja riippuu siitä, halutaanko yrityksessä mahdollistaa aidosti paikkariippumaton työ. Riskejäkin on, mutta ei mitään mikä oikeasti estäisi työntekijän väliaikaisen tai pysyvän ulkomailta työskentelyn.
Ulkomailla työskentelyyn liittyvät riskit
Kohdemaasta riippuen täytyy huomioida erilaisia asioita. EU-maissa väliaikainen työskentely onnistuu helposti, mutta pitkäaikaisesti tai pysyvästi jääminen muuttaa tilannetta. EU:n ulkopuolinen maailma onkin sitten jo aivan eri asia. Maassaolon pituudesta riippuen suomalaiselle työnantajalle voi syntyä erilaisia velvoitteita ja maksuja.
Hieman kohdemaan lainsäädännöstä riippuen tulee huomioida ainakin nämä:
Työntekijän vakuutukset ja sosiaaliturva Komennustarkoituksiin suunnitellulla A1-lomakkeella lähetetty työntekijä pysyy Suomen sosiaaliturvan piirissä, ja se on tarkoitettu väliaikaiseen oleskeluun ulkomailla. Verotukseen on kuitenkin omat sääntönsä, eli henkilö voi kuulua yhtä aikaa Suomen sosiaaliturvan piiriin ja maksaa kuitenkin veronsa oleskelumaahan. Jos oleskelu kohdemaassa on pitkäaikaista, pysyvää, ja puolivahingossa tulee vaikka perustettua perhe, ei Suomen sosiaaliturva ja ensisijainen asuinpaikka Suomessa enää olekaan järkevä vaihtoehto. Ulkomailla vakituisesti asuvan etätyöläisen palkkaamiseen päteekin sitten jo ihan eri säännöt.
Tietoturva ulkomaisessa verkossa On syytäkin syynätä verkkoja ja vaatia vähintään VPN:n käyttöä, jos kirjautuu työpaikan tai asiakkaiden järjestelmiin muualla kuin tunnetuissa ja hyvin suojatuissa verkoissa. Tämä pätee toki Suomessakin, mutta vaatii erityishuomiota ulkomailla. Laillinen verkkovakoilu on maailmalla varsin yleistä, ihan länsimaissakin. Työntekijöille tulee olla hyvät, ymmärrettävät ja riittävän napakat ohjeet (jotta ne tulevat luetuiksi) verkkojen käytöstä kaikessa etätyössä. On paljon alueita, joissa sensitiivistä tietoa sisältäviin järjestelmiin kirjautuminen kannattaa jättää välistä kokonaan.
Työterveys ja työturvallisuus Vapaaehtoisessa etätyössä voidaan toki sopia, että työntekijä huolehtii itse terveysasioistaan ulkomailla, mutta se ei poista työnantajan lakisääteistä vastuuta. Tarkista velvollisuutesi työterveyskumppanilta ja varmista, mihin asti vakuutukset kantavat! Kannattaa kuitenkin muistaa, että terveydenhuoltoa ja vakuutuksia saa myös muualta kuin Suomesta - se on vain järjestelykysymys.
Verovelvollisuus Yritykselle voi syntyä velvoite maksaa veroja työntekijän oleskelumaahan. Tämä on se kohta, johon suurin osa lakiosastoista pysähtyy ja laittaa rastit koko ulkomaan etätyön päälle. Asiasta tekee hiukan hankalan se, että sama riski sisältyy myös ulkomailta alihankintana ostettuun työhön, ja etenkin toiminimi-tyyppisiin toimijoihin suhtaudutaan monissa maissa hyvin jyrkästi. Maiden välisiä verotussopimuksia on valtavasti, ja vaikka nyrkkisääntönä etätyö on verotuksellisesti turvallisempaa, voi verovelvoitteita syntyä myös, vaikka paikallista liiketoimintaa ei olisikaan. Ei siis ihme, että tämä kohta saa hien otsalle ja ankeuttajat liikkeelle. Riski kannattaa kuitenkin suhteuttaa raameihinsa ja miettiä, miten sitä saisi järkevästi pienennettyä ilman, että tarvitsee perustaa omaa yhtiötä.
Muut mahdolliset työnantajavelvoitteet Työlupiin liittyen EU:n sisällä työvoiman liikkuminen on ihanan vapaata, mutta vapaa liikkuvuus pysähtyy pitkälti yhteisön rajoille. Työkulttuuri ja -lainsäädäntö vaihtelee erittäin paljon jo Euroopan sisällä. Parasta on löytää sellainen asiantuntija, joka tuntee sekä Suomen että kohdemaan lait ja säännöt, ja osaa selittää tiivistetysti oleelliset erot juuri suomalaisten silmin. Näin saa parhaan kuvan paikallisista vaatimuksista. Tarkemmin riskeistä ovat kirjoittaneet muun muassa KPMG, Varma ja Duunitori.
Kuulostiko yllä lueteltu lista aika raskaalta? Sitä se onkin. Joka maassa pitää selvittää maakohtaiset ehdot ja erikoistilanteet. Tähän ei riitä kenenkään kielitaito saatika aika, mutta tasapuolinen pitää olla, joten usein päädytään vain kieltämään ulkomailta työskentely kokonaan. Osaajat voivatkin sitten vaihtaa kilpailijalle heidän joustavamman politiikkansa perässä. Uusien tekijöiden rekrytointi se vasta onkin kallista ja aikaa vievää!
Osta ulkomailla työskentely palveluna ja skippaa riskit
Jos haluat sittenkin antaa työntekijöillesi mahdollisuuden kokea diginomadin elämää, se onnistuu vaivattomasti ulkoisen kumppanin eli esimerkiksi Wannadon kanssa. Näin se käy:
- Wannado tekee sopimuksen työntekijänne kanssa halutussa maassa ja hoitaa kaikki työnantajavelvoitteet kyseisen maan lakien mukaisesti.
- Työntekijä jatkaa normaalisti töitään ja saa palkkaa, mutta eri maassa. Maksatte Wannadon laskun joka kuukausi.
- Kun työntekijä haluaa palata Suomeen, jatkatte siitä mihin jäitte.
Wannadolla on jo vuosia ollut työntekijöitä eri maissa, minkä vuoksi meillä on muun muassa paikalliset yhtiöt ja yhteistyökumppanit ulkomailta työskentelyn mahdollistamiseksi. Olemme toimineet pitkään Suomen lisäksi Espanjassa, Ranskassa ja Englannissa, ja vuonna 2023 käynnistämme operaatiot Italiassa ja Portugalissa. Teemme myös paikallista rekrytointia. Me voimme hoitaa työntekijänne ulkomaille ilman isoja riskejä ja ajanhukkaa.
