Jos suurin osa työpäivistä tuntuu siltä, että tehtävälistan pituus vain kasvaa, deadlinet paukkuvat eikä tauoille ole riittävästi tilaa, voi olla hyvä hetki tarkastella omaa ajanhallintaa. Ja vaikka työtehtävät saisi maaliin ajoissa, eikä työstä suoriutuminen aiheuta sen suurempaa paniikkia, kannattaa oman työn tehokkuutta ja itsensä johtamista silti pysähtyä miettimään säännöllisesti. On monia keinoja ja työkaluja, joilla helpottaa töitä ja sen hallintaa oli lähtökohta sitten minkälainen tahansa.
Wannadon SuperAssarit ovat etätyön edelläkävijöitä ja projektinhallinnan konkareita. Listasimme suosikkityökalumme ja ohjelmistot, joista on varmasti apua niin yrittäjälle kuin työntekijälle jos tavoitteena on järjestelmällinen ja tehokas työskentely palautumista unohtamatta. Tutustu Wannadon suosikkeihin tässä kirjoituksessa!
Merkitse realistiset slotit Google-kalenteriin
Ei varmasti tule yllätyksenä, että ilman kalenteria on aika vaikea tehdä töitä organisoidusti. Google-kalenteri täyttyy usein erilaisilla palavereilla, mutta näiden lisäksi sinne kannattaa myös merkitä realistisesti kaikki muu tekeminen. Homma lähtee helposti lapasesta jos listaat ainoastaan työtehtävät ilman niihin kuluvaa aika-arviota. Kun arvioit jokaiseen työhön käyttämäsi ajan hieman yläkanttiin, vältyt päällekkäisyyksiltä ja pystyt hengähtämään eri tehtävien välillä. Näin voit myös paremmin keskittyä yhteen aiheeseen kerrallaan. Muistathan aikatauluttaa töiden lisäksi tauot ja lounaan, sillä niistä ei pidä kenenkään tinkiä!
Listaa yksityiskohtaisemmat tehtävät Asanaan
Kalenteriin ei välttämättä ole järkevää listata joka ikistä pikku hommaa, joita yksittäinen projekti tuo mukanaan. Tätä varten erittäin toimivaksi havaittu työkalu SuperAssareiden keskuudessa on ollut Asana. Asanaan saat näppärästi listattua kaikki tehtävät deadlinen kera ja voit halutessasi yhdistää kyseisen työkalun Google-kalenteriin, jolloin yksittäiset taskit ovat näkyvillä myös kalenterissa. Asana soveltuu kätevästi myös tiimityöhön, sillä tehtäviä voi delegoida toiselle tarvittavien liitteiden kera ja tehtäviin liittyvä kommunikointi hoituu suoraan sovelluksen kautta.
Kommunikoi proaktiivisesti Slackin avulla
Erityisesti etätyötä tekeville tärkeimmäksi työkaluksi ovat muodostuneet järjestelmät, jotka mahdollistavat sujuvan kommunikaation eri kokoonpanoilla. Wannado on jo pitkään vannonut Slackin nimeen, eikä kyseisestä sovelluksesta ole tänäkään päivänä huonoa sanottavaa. Slack mahdollistaa sujuvan yhteydenpidon tiimien välillä, se on helppokäyttöinen ja toimii todella monen järjestelmän kanssa yhteen. Slackiin voi kutsua myös organisaation ulkopuolisia käyttäjiä, joten esimerkiksi asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa voi olla oma keskustelukanava. Vahva suositus etenkin isommille tiimeille!
Pidä asiakkuudet ja myynti järjestyksessä Pipedrivella
Jos työhösi kuuluu asiakkuuksien hallintaa, kannattaa omaa elämää helpottaa CRM-työkalun avulla. Vaihtoehtoja löytyy useita, mutta SuperAssareiden suosiossa on ollut Pipedrive, joka myyntitiimiä helpottavien näkymien lisäksi toimii yleisesti asiakkuuksien hallinnan monipuolisena työkaluna. Kyseinen ohjelmisto pitää asiakkuudet selkeässä järjestyksessä, sen avulla koko tiimi pysyy kartalla niin liideistä kuin jo olemassa olevista sopimuksista ja se muistuttaa, kun on aika ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Pipedrivesta löytyy myös kalenteri ja oma tehtävälista, joten yrityksesi liiketoiminnasta tai omasta työnkuvasta riippuen saatat pärjätä hyvin pitkälle jo pelkän Pipedriven avulla.
Älä päästä kaaosta valloilleen Google Drivessa
Miten helppoa onkaan vain siirtää kuvat, videot ja muut tiedostot siihen ensimmäiseen kansioon, jonka satut Google Drivessa näkemään? Ei tarvitse kulua kuin viikko tai pari ja huomaat, että koko pilvitallennuspalvelu on yhtä kaaosta ja sekasotkua. Aikaa kuluu pahimmassa tapauksessa tuntitolkulla, kun etsit sitä yhtä tiettyä kuvaa. Tiedostojen järjestyksessä pitämisellä on yllättävän suuri vaikutus ajanhallintaan, joten jos oma Google Drive (tai muu tiedostonhallinnan ratkaisu) on järjestelmällisyyden vastakohta, suosittelemme lämmöllä käyttämään yhden pidemmän tovin sen siivoamiseen. Kiität itseäsi myöhemmin!
Anna Toggl Trackin seurata todellista työaikaa
Kirjoituksen alussa mainitsimme työtehtäviin kuluvasta aika-arviosta. Jos omaa työhön kuluvaa aikaa ei ole tottunut arvioimaan tai tuntuu esimerkiksi siltä, että käytät todellisuudessa työhön paljon enemmän tai vähemmän aikaa mitä olet alunperin ajatellut, kannattaa ehdottomasti delegoida työajan seuranta pois omaa pääkoppaa vaivaamasta. Tähän varsin pätevä sovellus on Toggl Track, jonne voit nimetä omia projekteja sekä tehtäviä ja antaa järjestelmän seurata reaaliaikaisesti työhön käyttämääsi aikaa.
Vaikka internetin ihmeellinen maailma on pullollaan erilaisia ohjelmistoja ja työkaluja niin ajanhallintaan kuin itsensä johtamiseen, ei tilanne aina kuitenkaan korjaannu täysin pelkkien digitaalisten ratkaisujen avulla. Wannadon SuperAssari toimii auttavana kätenä juuri sen verran kuin tarvitset ja juuri niissä töissä missä tarvitset. Ota yhteyttä ja ryhdytään hommiin vaikka heti!
